Technologie

service client

Le télésecrétariat est un centre d’appel et en tant que tel, il est impératif de disposer d’une technologie de pointe afin de bien assurer les missions qui lui seront assignées notamment l’accueil téléphonique. Au vue de ceci, au sein de Easy Télésecrétariat, nous avons opté pour une installation d’équipements de pointe et des logiciels fiables.

Désormais, si vous avez besoin de procéder à une sous-traitance télésecrétariat, n’hésitez pas à nous faire confiance. En plus d’avoir une équipe compétente, nos bureaux sont également bien équipés pour répondre à tous vos besoins de secrétariat à distance.

En général, les outils nécessaires au télésecrétariat sont des ordinateurs, avec une bonne connexion au réseau Internet, et une ligne téléphonique. Mais pour offrir un service optimal et pour avoir une communication interne et externe adéquate au sein de l’entreprise, vous aurez besoin d’outils plus spécifiques tels que :

  • Des outils d’organisation en ligne : nous disposons d’outils de données en ligne pour pouvoir accéder à toutes les informations venant de n’importe où et à tout moment. Par exemple, nous utilisons les options de Google pour enregistrer et partager vos informations notamment Google docs, lecteur, calendrier …
  • Le standard téléphonique : C’est l’outil clé dans la gestion de votre service de télésecrétariat. Pour la bonne gestion des appels entrants et sortants, le transfert des appels, la mise en place des horaires … Toutes ces fonctionnalités permettent à notre service de Easy Télésecrétariat de véhiculer une image de marque fiable auprès des clients. En d’autres termes, nous répondons efficacement aux besoins de ses clients. Le standard permet aussi d’améliorer l’organisation et la gestion du travail de nos télésecrétaires.
  • Le fax virtuel : Un autre outil intéressant est le fax virtuel, qui permet de recevoir des fax peu importe le lieu. Nos télésecrétaires peuvent recevoir et envoyer des fax de n’importe où via l’internet. L’usage de cet outil permet d’économiser les frais de fax.

Nos assistants virtuels sont aussi équipés d’outils de scripting, de prise de note, de Google agenda pour mieux organiser les plannings et partager les évènements avec son boss virtuel. Nous avons aussi recours à l’usage des applications tels que Skype pour les vidéoconférences. TeamViewer pour pouvoir contrôler un ordinateur à distance en cas de besoin.

Pour des entreprises ayant un volume d’appels élevé, nous avons installé un logiciel de centre d’appel CTI. Celui-ci permet de traiter un plus grand nombre d’appels simultanés. De plus, ces appels peuvent être distribués intelligemment en fonction de priorités et des disponibilités prédéfinies.

Le logiciel CTI est un couplage téléphonie-informatique qui est indispensable pour nos téléassistants. En fait, il permet de relier la téléphonie à l’informatique. Il revêt de nombreux avantages dans la mesure où le CTI répond aux besoins spécifiques en améliorant la rentabilité, ce logiciel assure aussi la gestion des appels téléphoniques et la qualité de la relation client. C’est donc une solution avantageuse qui favorise non seulement le développement de l’activité de l’entreprise mais aussi la satisfaction client par la bonne gestion des appels entrants et sortants.

Chez Easy Télésecrétariat, nous utilisons PABX qui est un autocommutateur privé qui permet aussi la gestion les appels téléphoniques reliés aux postes téléphoniques de votre entreprise aux lignes téléphoniques de la nôtre. Il permet également d’assurer les fonctions téléphoniques de base comme les communications internes, l’accès aux lignes extérieures et la messagerie vocale. Par ailleurs, lorsqu’il s’agit d’effectuer une gestion de groupe d’agents et de distribution des appels, nous utilisons l’ACD (Automatic call distribution). Il s’agit d’une application installée et paramétrée par notre administrateur de standard téléphonique.

Ce logiciel a pour rôle de s’occuper de l’accès aux lignes extérieures, la gestion des postes téléphoniques internes et d’autres fonctions simples. Ensemble, ces deux logiciels permettent de distribuer les appels à nos télésecrétaires ou de mettre un appel en attente en cas d’indisponibilité. Le CTI est donc une solution logicielle qui vient compléter ces deux éléments de base pour assurer une bonne qualité du traitement des appels.

La téléphonie IP : aussi appelée ToIP (Telephony Over Internet Protocol), la téléphonie IP consiste à passer un appel analogique via une connexion Internet. C’est pourquoi nous disposons d’un haut débit d’internet et d’un téléphone classique transformé en téléphone IP. Il faut noter qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une ligne téléphonique fonctionnelle. En revanche, il faut être muni d’un téléphone, d’une connexion internet et d’un boîtier. Le boîtier nous permet d’avoir accès à l’internet, puisque c’est grâce à lui que se fera une connexion de téléphone analogique pour en faire un téléphone IP utilisable.  Selon le type de boîtier, un téléphone SIP peut y être connecté.

L’avantage de la téléphonie IP est qu’elle est une solution stratégique pour notre entreprise et permet de combiner plusieurs moyens de communication dans un seul réseau sécurisé. Ainsi, à télésecrétariat + entreprise, nous disposons d’un vaste réseau de communication interne. À cet effet, il convient de noter que les ordinateurs, la plate-forme téléphonique et les autres équipements connectés sont raccordés par le même réseau et cryptés avec le même protocole. De plus, avec un téléphone IP sans fil, nous disposons d’une plus grande mobilité. Il est donc possible de passer et de recevoir des appels, des messages, des fax, de n’importe où, à condition de disposer d’une connexion Internet fonctionnelle.

Logiciels de prise de rendez-vous : que ce soit simplyBook, timify ou Reservio, ces différents logiciels sont efficaces pour les agents de notre télésecrétariat. Ils permettent de consulter l’agenda en temps réel et d’effectuer des modifications.

Transmission des consignes : Nos clients doivent pouvoir transmettre les consignes à la télésecrétaire à temps. C’est pourquoi nous avons opté pour ce type de logiciel afin de communiquer facilement et rapidement avec vous pour donner des réponses lors des appels au cas où vous devez vous absenter ou alors avoir une claire connaissance sur la durée des rendez-vous, sur les tâches à effectuer (des documents à taper, des compte-rendu…).

Transmission des consignes : Nos clients doivent pouvoir transmettre les consignes à la télésecrétaire à temps. C’est pourquoi nous avons opté pour ce type de logiciel afin de communiquer facilement et rapidement avec vous pour donner des réponses lors des appels au cas où vous devez vous absenter ou alors avoir une claire connaissance sur la durée des rendez-vous, sur les tâches à effectuer (des documents à taper, des compte-rendu…).

Transmission des consignes : Nos clients doivent pouvoir transmettre les consignes à la télésecrétaire à temps. C’est pourquoi nous avons opté pour ce type de logiciel afin de communiquer facilement et rapidement avec vous pour donner des réponses lors des appels au cas où vous devez vous absenter ou alors avoir une claire connaissance sur la durée des rendez-vous, sur les tâches à effectuer (des documents à taper, des compte-rendu…).